Como gerenciar um projeto de maneira efetiva? Não existe uma resposta certa para essa pergunta, da mesma forma que não existe só uma forma de gerenciar um projeto. O que existem são boas práticas que contribuem para um gerenciamento eficaz, levando-se em consideração o ambiente do projeto.

Não existem fórmulas mágicas ou guias passo-a-passo, mas sim, diferentes caminhos que podem ser tomados ao longo das fases de planejamento e execução, e que conduzem à conclusão do projeto com sucesso. Tudo se resume a escolhas: se boas, o caminho é mais fácil e o resultado final tende a ser mais favorável; se ruins, a tendência é que o projeto seja mais “desafiador”.

A intenção desse post não é ser um guia para o gerenciamento de projetos, mas sim uma coletânea de dicas e pontos de atenção que venho usando em meus projetos mas que, por serem genéricas, podem ser aplicadas a qualquer projeto.

1. Escopo

O escopo é a razão principal do projeto e, portanto, deve ser vigiado e acompanhado com muita atenção. A aderência ao escopo é um dos principais fatores pelo qual o sucesso de seu projeto vai ser julgado, portanto todo cuidado é pouco.

Existem dois fatores que podem comprometer seriamente seu escopo e, indiretamente, o prazo e o custo de seu projeto e que devem ser evitados a todo custo:

  • Gold plating: é aquela vontade quase incontrolável de dar uma melhorada no que estamos entregando ao cliente, mas que não está descrita nos requisitos ou no contrato. O problema é que corremos o risco de gastar tempo e dinheiro implementando algo que o cliente não deseja e deixar de lado algo que seria essencial. Ou, pior ainda, acrescentar erros a alguma coisa que já estava funcionando. A verdade é que seu cliente não vai te recompensar por algo que você acrescentou, mas vai te penalizar por algo que você deixou de incluir.
  • Requisitos não implementados: se os requisitos não estão implementados, é porque o projeto não foi completado com sucesso. Simples assim!

2. Prazo

Desvios no prazo de um projeto, infelizmente, são extremamente comuns e, via de regra, não acontecem necessariamente por descuido ou descaso do Gerente de Projetos, mas sim devido à alguma alteração nos outros elementos do triple constraint. De qualquer forma, qualquer atraso na entrega de um projeto gera stress entre as partes envolvidas e também deve ser evitado. Se a data de entrega estiver vinculada à alguma cláusula contratual a situação fica ainda mais complicada.

Algumas atitudes que você pode tomar para minimizar o impacto nos prazos de seu projeto:

  • Revise seu planejamento – essa é uma atividade diária, seu plano de projeto é um documento vivo e deve ser constantemente atualizado. Com isso você consegue antecipar tendências negativas que te pegariam de surpresa mais pra frente.
  • Avalie o progresso constantemente – compare o progresso atual com o planejado, aja em caso de desvios. Ferramentas que eu uso para essa avaliação: EVA (Earned Value Analysis) e/ou Burndown charts.
  • Documente mudanças – qualquer alteração de custo ou escopo que tenha impacto no prazo do seu projeto deve ser acordada coms os stakeholders e posteriormente documentada.

3. Custo

Aqui, todo cuidado é pouco! Finanças é uma das áreas mais sensíveis dentro do campo de atuação de seu projeto. Qualquer desvio tem potencial de gerar ‘calor’.

O que você pode fazer para antecipar surpresas?

  • Estimativas – se você pode influenciar aqui, faça! Todos os estouros de budget que eu vi foram causadas por estimativas irreais. Se possível, tente manter suas estimativas o mais realistas possível. Se conseguir, isso vai te poupar muita dor de cabeça.
  • Controle – quanto mais crítico o projeto mais esse controle deve beirar a obsessão. Eu geralmente tento controlar os custos do projeto semanalmente através dos gastos e lançamentos, comparando sempre com o baseline do projeto.
  • Revise seu planejamento – o mesmo vale aqui, procure “gastar” de forma inteligente.

4. Qualidade

Mais do que um produto ou serviço bem feito a qualidade é a marca que seu projeto vai deixar no cliente. O problema é que a qualidade é muitas vezes implícita e não é discutida no início do projeto, mas é cobrada na entrega do mesmo. É uma prerrogativa do Gerente de Projetos zelar pela qualidade do resultado final do projeto, agindo pelo melhor interesse do cliente.

Para isso é necessário:

  • Seguir os processos estabelecidos – a aderência ao processo minimiza os riscos de desvio no padrão de qualidade.
  • Inspeção – a qualidade tem de ser medida ao longo do processo, quaisquer variações devem ser corrigidas o mais rapidamente possível.
  • Foco em prevenção – a máxima “melhor prevenir do que remediar” continua válida, quanto mais cedo um problema de qualidade for detectado mais barato será para corrigi-lo.

5.    Comunicação

Já foi dito que um Gerente de Projetos gasta, pelo menos, 80% do seu tempo se comunicando. Por mais que esse número possa parecer exagerado a grande verdade é que uma das funções maiores de um gerente é fazer as várias engrenagens de um projeto funcionarem juntas, como um maestro de uma orquestra, e para isso uma boa comunicação é essencial.

Dicas para melhorar a comunicação no seu projeto:

  • Identifique e gerencie todos seus stakeholders – isso significa entender quem pode influenciar seu projeto, qual a influência que cada um pode exercer e o que cada um espera do projeto.
  • Crie uma matriz de responsabilidades – facilita muito a comunicação entre stakeholders ao dar maior visibilidade das atividades, responsabilidades e necessidade de comunicação de cada parte envolvida.
  • Use os canais certos – procure sempre a maneira mais eficaz de se comunicar com cada parte interessada, não a que seja mais conveniente pra você! Algumas pessoas se comunicam bem por meios eletrônicos, outros necessitam de relatórios detalhados, e tem alguns que precisam do “olho no olho”.
  • Mantenha uma rotina de reporte – procure descrever os tópicos mais importantes do período de tempo entre relatórios, mostrando problemas, riscos e resultados alcançados. Além de garantir a distribuição de informação, isso vai te ajudar a manter o histórico do projeto.

6.    Recursos Humanos

Projetos tratam de resultados, e resultados se atingem através de pessoas. Por mais que o foco deva ser no resultado final do projeto o bom Gerente de Projetos sabe extrair os melhores resultados de seu time, motivando as pessoas e trabalhando metas atingíveis.

Formas de ganhar o comprometimento do time e alcançar os resultados desejados:

  • Entenda as diferenças – cada pessoa é diferente, e reage de formas diferentes a estímulos. É necessário estar atendo às particularidades da personalidade de cada pessoa, usando isso a seu favor na hora da comunicação.
  • Contrato de trabalho – é uma das formas mais úteis de ganhar comprometimento. Antes do início das atividades os objetivos do projeto, resultados esperados de cada pessoa e o modo de trabalho são discutidos e acordados individualmente, e as partes se comprometem a seguir esse “contrato”. Com isso, cada um sabe o que esperar e o que é esperado de si mesmo.

7.    Riscos

Uma característica comum em Gerentes de Projeto é não gostar de surpresas, e a melhor forma de evitar o inesperado é fazendo uma análise detalhada dos riscos do projeto.

Dicas para gerenciamento de riscos:

  • Envolva os stakeholders – muitas vezes um olhar diferente sobre o cenário pode levantar alguns riscos que tenham passado despercebidos. Seu time e o patrocinador do projeto vão detectar riscos diferentes.
  • Análise e acompanhamento constantes: sua lista de riscos deve ser revisada e atualizada constantemente, e as ações pertinentes devem ser executadas e monitoradas tão logo se façam necessárias.

Espero que essas dicas possam ser úteis.

Abraço,

Eamon

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