Não é novidade que um importante item no gerenciamento de projetos refere-se a avaliação de desempenho ou do andamento do projeto. Neste sentido, além de avaliar a situação atual do projeto é preciso também verificar se as tendências apontam para um bom resultado.

A função principal do Gerente de Projetos é garantir que os objetivos do projeto sejam atingidos. Para isso, algumas restrições importantes são estabelecidas. Entre elas temos a chamada Triple Constraint, que envolve Custo, Escopo e Tempo (prazo).

Com isso em mente, e também pensando que a busca da eficiência na gestão de projetos passa, necessariamente, por um amadurecimento nos sistemas e metodologias de controle utilizados, vamos apresentar maneiras de avaliar a performance de projetos respondendo a algumas questões:

POR QUE medir?

A avaliação quantitativa do andamento do projeto é ferramenta indispensável na sua gestão. Não basta ter o feeling (qualitativo) de que o projeto está (ou não) sob controle; é necessário também ter medidas objetivas de sua performance.

QUEM  envolver?

  • Equipe: É importante ter o envolvimento da equipe de desenvolvimento uma vez que serve como meio de se obter seu comprometimento na execução do trabalho.
  • Cliente: A participação do cliente fortalece a relação de parceria no planejamento e busca de soluções.
  • Organização: O envolvimento do patrocinador/equipe gerencial/PMO da empresa permite obter o compromisso no suporte e fornecimento dos recursos necessários, além de garantir o alinhamento dos objetivos do projeto com os objetivos organizacionais.

O QUE medir?

  • Tempo (prazo): Item básico em qualquer projeto é a data de entrega que deve ser estabelecida e concordada com os stakeholders principais do projeto.
  • Custo: Tão importante quanto não exceder o custo é também não superestimá-lo. Se por um lado uma estimativa de custo muito maior do que o necessário pode trazer maior lucratividade, por outro, pode acabar por causar desconforto junto ao cliente/sponsor e também influenciar no take rate das propostas apresentadas pela empresa. Isto é, quanto mais precisa a determinação dos custos do projeto, melhor será a atuação do departamento comercial na negociação de contratos.
  • Escopo: A definição clara de todos (e somente estes) os itens para entrega delimita o trabalho do projeto e fixa a expectativa do cliente.
  • Satisfação do Cliente: Quanto mais próximo do projeto estiver o cliente, maiores a chances de sucesso do projeto. Assim, é importante discutir uma maneira eficiente de envolvê-lo no projeto e de avaliar este envolvimento e verificar o atendimento de suas expectativas.

QUANDO medir?

Durante o planejamento do projeto é importante ter definidos os milestones (marcos / pontos de decisão) importantes do projeto. Neste momento, os indicadores do projeto devem ser avaliados de modo a proporcionar informações suficientes para a tomada de decisões na definição das ações (corretivas) necessárias. Algumas conclusões possíveis dessa avaliação podem determinar tanto o cancelamento do projeto como o levantamento de novas necessidades de recursos (humanos, financeiros, infra-estrutura, etc.) para a continuidade do mesmo.

Esses marcos podem ser estabelecidos em função:

  • do tamanho (volume de horas) do projeto: milestones ocorrendo  a cada % de horas executadas. – Interessante para projetos de duração média (por exemplo, 5.000 h), onde uma avaliação a cada 20% de trabalho executado pode ser suficiente.
  • orçamento (budget) disponível: milestones ocorrendo a cada % de budget gasto. – Adequado em projetos de curta duração e que envolvem, além da alocação de recursos humanos, de investimentos/custos por exemplo, de infra-estrutura.
  • calendário: milestones ocorrendo a cada período definido (dias/meses). – Este tipo de definição é mais coerente com projetos de longa duração.

Esta definição do número de pontos de avaliação (marcos) deve ser suficiente para proporcionar as informações necessárias à tomada de decisão. Ou seja, a equipe de gerenciamento de projeto deve ter condições de tomar ações, por exemplo, de modo a corrigir uma tendência negativa no andamento do projeto.

COMO Fazer?

O PMI, por exemplo, no próprio PMBoK traz alguns índices de performance utilizados (além disso, consulte Earned Value Managment):

  • CPI: Índice de Performance de Custo. Permite identificar a performance referente aos custos do projeto. CPI = Earned Value / Actual Cost
  • SPI: Índice de Performance de Prazo. Permite verificar se o volume de atividades efetivamente executado está coerente com o planejamento e atende aos prazos estabelecidos. SPI = Earned Value / Planned Value

Além de algumas estimativas para avaliação de tendência:

  1. EAC: Estimativa ao Final do Projeto. Avalia qual será o custo final do projeto com a manutenção da tendência de progresso.
  2. ETC: Estimativa para Completar o Projeto. Avalia qual o custo para realizar as atividades restantes do projeto.

Já no SCRUM as ferramentas para avaliação são:

  • Burndown: equivalente ao SPI, permite a avaliação do andamento da execução das atividades planejadas (sprint backlog). Exemplos.
  • Product/Sprint backlog list: Útil no tracking de todos os entregáveis do projeto. No Product backlog temos listados os requisitos e no Sprint Backlog seu detalhamento em atividades menores que compoem cada um dos requisitos.
  • Sprint Review: Avaliação do resultado do projeto, com a participação do cliente, onde pode-se verificar se suas expectativas foram atendidas.

Giovani Faria

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