Passada a fase de Iniciação do Projeto (Série: Gestão de Projetos – Iniciação #1), onde o setup inicial é estabelecido e você adquire conhecimentos sobre o projeto e as partes inicialmente envolvidas e interessadas no resultado do mesmo, é preciso analisar as características do projeto e iniciar seu planejamento.

Ao final dessa fase esperam-se ter respondidas as seguinte perguntas:

  • Qual o esforço (total) do projeto?
  • Quais são seus objetivos?
  • Qual o plano (de projeto) para atingir estes objetivos?

Entretanto, é importante ter em mente que ao longo do ciclo de vida do projeto é possível que novas informações sejam adicionadas ou que haja solicitações de mudanças por parte dos stakeholders. Dessa forma, os procedimentos (processos) de planejamento devem ser atividades recursivas (iterativas), já que o plano deve sempre refletir a realidade do projeto.

Os itens do planejamento de projeto (fonte principal de informações sobre as ações a serem executadas e como elas serão monitoradas e controladas) incluem – para citar as áreas do PMBoK – escopo, tempo, custos, qualidade, comunicação, risco e aquisições.

Considerando o volume, importância e detalhamento necessários, antes de continuar com a elaboração do plano, pode ser interessante definir um time de projeto:

  • Você precisa de uma equipe de projeto? Quantas pessoas?
  • Quais os tipos de competências necessárias (analista de requisitos, analista de qualidade, analista de configuração)?
  • Qual o planejamento inicial de atividades (quantidade de horas, prazos, disponibilidade de recursos) para esta equipe?

Obviamente que à medida que as demandas vão sendo melhor entendidas, novas pessoas, ou melhor, novas competências podem ser requeridas.

A formação dessa equipe de projeto é também um dos fatores de sucesso do projeto, uma vez que são definidos papéis e responsabilidades. Com as competências necessárias alocadas no projeto é esperado um melhor desempenho na resposta à algumas questões:

  • Quais os requisitos (necessidades dos stakeholders) do projeto?
  • Quais os resultados esperados (produtos) do projeto?
  • Quais as entregas do projeto?

Aumentando o nível de detalhamento, passamos para a definição das atividades a serem executadas:

  • Quais são as atividades necessárias para a conclusão de cada entrega?
  • Em quanto tempo todas as atividades podem ser concluídas?
  • Existe dependência entre as atividades?
  • Quais os recursos (materiais, humanos, equipamentos) necessários?

Com toda esta informação disponível, pode-se então estabelecer um baseline de custos, contemplando todas as necessidades do projeto para atingir seus objetivos, atendendo aos requisitos de qualidade definidos.

Completando as informações necessárias ao plano de projeto temos alguns planos como: Plano de Comunicações, de Riscos (assunto que já está sendo tratado na Série Riscos em Projetos) e de Aquisições.

Com o plano elaborado, chegou a hora de executar.

(Série: Gestão de Projetos – Execução #3)

Giovani Faria

PS: Para acessar os demais posts dessa série:

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