Tão logo se iniciem as atividades de execução do projeto, para que se tenha o controle do andamento das mesmas é necessário monitorá-las de forma sistemática e regular.

Saber exatamente o progresso (performance) do projeto é essencial para poder tomar as ações necessárias de modo a garantir que o projeto seja concluído de acordo com o plano (considerando suas restrições: custo, escopo, tempo, qualidade, etc.).

Neste processo procura-se responder, entre outras, a algumas questões:

  • As atividades estão dentro do cronograma?
  • Todo (e somente) o escopo está sendo implementado de acordo com os requisitos?
  • Quais as previsões para os resultados do projeto considerando as tendências atuais?

Com os objetivos previamente definidos e o plano de projeto estabelecido, é preciso avaliar a situação atual do projeto e estabelecer planos de ação para corrigir desvios e implementar ações para melhoria de performance.

Neste procedimento de monitoramento é bastante provável (e razoável) que tenham que ser gerados relatórios de progresso. A metodologia de distribuição dessa informação, documentada no plano de comunicações, deve incluir entre os stakeholders, por exemplo:

  • PMO: Escritório de Projetos (quando esta estrutura existir na organização), para suporte e garantia do uso de práticas/metodologias eficientes de gerenciamento.
  • Gerente do Programa: gerente ao qual o projeto em questão está vinculado. É um importante stakeholder uma vez que é responsável por direcionar os recursos disponíveis para os diferentes projetos em andamento.
  • Cliente: que pode se envolver em maior ou menor grau no andamento do projeto. É muito interessante tê-lo mais próximo do projeto compartilhando riscos e auxiliando na sua mitigação. Em projetos que seguem metodologias ágeis, como o SCRUM, refere-se ao Product Owner.

As entregas do projeto são item de especial atenção do projeto. O correto entendimento dos requisitos e sua implementação determinam, em grande parte, o sucesso do projeto. Entretanto, durante o andamento do projeto é possível que ocorram solicitações de mudança (escopo, prazos, custos, etc.). Estas solicitações podem partir do próprio cliente (ex. alterações de escopo) e também do projeto (ex. mudança de prazos). Para este controle, algumas questões importantes:

  • Todas as solicitações de mudança foram (ou estão em processo) analisadas?
  • As solicitações de mudanças aprovadas foram implementadas?
  • A linha de base do projeto precisa ser alterada? As partes interessadas estão de acordo com as mudanças propostas?

Finalmente, para compor os demais aspectos sob monitoramento, é importante responder às seguintes questões:

  • O andamento das atividades está dentro do cronograma estabelecido?
  • O custo planejado está sendo refletido no custo realizado no período?
  • Os riscos do projeto estão sendo revistos regularmente, e as correspondentes ações (ver série Riscos em Projetos) foram (ou estão sendo) tomadas?
  • Os contratos estão sendo cumpridos?

Quando mais complexo o projeto, maior o número de itens a serem monitorados e maior o número de vezes que os processos de monitoramento e controle serão realizados. O acompanhamento constante e detalhado traz maior segurança aos envolvidos e auxilia na identificação de potenciais problemas antecipadamente.

(Série: Gestão de Projetos – Encerramento #5)

Giovani Faria

PS: Para acessar os demais posts dessa série:

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