Neste post, diferentemente do que o título possa sugerir, quero abordar o gerenciamento do tempo do gerente de projetos e não o gerenciamento das atividades do projeto (prazos, cronogramas, etc.). Em especial, quero abordar o assunto de gestão pessoal do tempo quando falamos do gerenciamento de vários projetos simultâneos.

A motivação veio principalmente pela necessidade de organizar melhor tempo para a gestão de diversos projetos simultâneos. Com esta demanda de gerenciar todas as atividades de um portfolio de projetos acabei por incluir no meu Twitter a seguinte frase: “Instantaneous Management, uma maneira de aumentar o throughput.”. Além disso, vi uma das mensagens de José Finnochio, também no twitter, que dizia “Superei OnePage Project management. Acabei de Inventar o Twitter Project Management (TPM).Todo plano tem q caber em 140 caracteres.”.

Com tudo isso, comecei a me questionar em como manter o controle dos projetos, mantendo todos artefatos (planos, relatórios, etc.) atualizados, fazendo uso das melhores práticas de gerenciamento e garantindo o alinhamento com a estratégia organizacional, sem perder a aderência aos processos/padrões organizacionais.

Explorando um pouco mais cada um dos termos destacados acima:

  • Manter o controle dos projetos: saber o que entregar (escopo), quando entregar (prazo), quem são os responsáveis (pessoas), gerenciar os riscos, manter a comunicação, satisfazer stakeholders, etc . Entretanto, todas essas informações são normalmente inseridas nos planos dos projetos, que seguem os processos organizacionais que, por sua vez, estabelecem o fluxo de trabalho. Para este controle procuro ter listados (em uma lista de action points, post it, anotações, etc.) todas as atividades que devem ser realizadas ao longo do dia. Esta lista, obviamente, deve ser revista/atualizada diariamente.
  • Utilizar as melhores práticas: embora guias como o PMBoK não exijam que todos os seus processos sejam utilizados, e que planos de projeto devam ser atualizados constantamente, fazer uso das melhores práticas para múltiplos projetos pode se tornar uma tarefa quase impossível levando-se em consideração a velocidade dos acontecimentos e as demandas sobre o gerente dos projetos. Com a experiência, o uso de práticas de sucesso acaba por se tornar uma rotina. Entretanto, no início, é preciso seguir a literatura disponível ou, por exemplo, criar checklists de atividades a serem realizadas.
  • Aderência aos processos organizacionais: o seu uso busca essencialmente a padronizações interna e garantia da qualidade do gerenciamento do projeto (controle e uso de melhores práticas) enquanto, por exemplo, atende a certificações como ISO e CMMi. Este é um ponto que pode criar certa dificuldade uma vez que não é da competência do gerente de projeto decidir sobre alterações nos fluxos de processos organizacionais. Ele pode sim, com o uso, sugerir melhorias ou mudanças, mas a decisão sobre aceitar essas propostas e implementá-las em toda organização é de responsabilidade, por exemplo, do PMO ou da área de processos, ou ainda, do EPG (Engineering Process Group – CMMi).

Cada metodologia/ferramenta de gestão das atividades do gerente de projeto possui características que podem se adequar em menor ou maior grau às suas necessidades. Todavia, para dificultar ainda mais a obtenção do resultado esperado, além de considerar a organização no atendimento às demandas dos projetos, esse ferramental deve considerar as restrições e demandas dos processos internos e da estratégia organizacional.

Para completar, dentre os diversos títulos disponíveis que tratam do tema, encontrei um que descreve de um método chamado de “Get Things Done” do autor, David Allen, que diz “…Só quando nossas mentes estão claras e nossos pensamentos organizados é que podemos atingir a produtividade sem estresse e liberar o nosso potencial criativo…”.

Além desse, diversas outras ferramentas e metodologias procuram resolver o problema de como conseguir organizar-se para obter o máximo de produtividade e resultados. Uma dessas ferramentas que pretende auxiliar na solução desse problema é a Toodledo cujo slogan diz : “An easy to use, online to-do list. Get organized, stay motivated, and be more productive”.

O uso dessa, ou de qualquer outra ferramenta, para servir ao propósito de auxiliá-lo no gerenciamento de atividades,  passa pela análise:

  • dos prazos de entrega
  • das prioridades das atividades
  • das estimativas de esforço (tempo) necessário para a conclusão

Entretanto, o grande desafio é integrar tudo isso com suas metas (pessoais e profissionais).

Giovani Faria

Meus posts

 

Ps.: Um link interessante para acessar: http://www.linkedin.com/groupAnswers?viewQuestionAndAnswers=&discussionID=17423495&gid=1812399&trk=EML_anet_qa_ttle-d7hOon0JumNFomgJt7dBpSBA

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