Um importante item a ser definido no planejamento de projetos refere-se aos Milestones. Na definição do PMBoK a identificação dos milestones é uma das atividades do Grupo de Processo de Planejamento que preve a criação da lista de milestones, que, por sua vez, fará parte do Project Charter.

Muitas vezes, os milestones são associados às mudanças de fase de projeto. Entretanto, é preciso entendê-los para que estes pontos de avaliação/verificação (os milestones) sejam realmente úteis para o o controle e acompanhamento do projeto.

  • No PMBoK: “um milestone é um momento significativo ou evento no projeto. A lista de milestones identifica todos os milestones e indica quais são obrigatórios, tais como aqueles necessários por contrato; ou opcionais, como os baseados nas informações históricas”.
  • O CMMi (Capability Maturity Model Integration), no seu modelo de melhoria de processo aplicado aos projetos de desenvolvimento, estabelece algumas práticas (Specific Practices) que visam a identificação dos Milestones (que são associados com a garantia de finalização de determinadas entregas) e também a sua revisão (onde o objetivo é avaliar a produção realizada e os resultados do projeto nos Milestones selecionados).

Os Milestones, ou pontos de decisão, também recebem outros nomes, tais como: Phase Exits, Phase Gates, Decision Gates, Stage Gates, Kill Points.

O estabelecimento dos Milestones em um projeto pode ser baseado:

  • em Eventos: como os finais de fase, por exemplo.
  • no Calendário: por exemplo, o final dos sprints (Agile) da fase de desenvolvimento, já que sua data deve ser bem definida. Ou então, 1 vez por mês; a cada 3 semanas, e etc.
  • no Orçamento: onde a avaliação do andamento é feita em momentos onde determinados percentuais do orçamento disponível para o projeto já foram consumidos (por exemplo, a cada 10% do budget total).

Os finais de fase (dos diferentes ciclos de planejamento e desenvolvimento) são, naturalmente, pontos de reavaliação do andamento do projeto. Entretanto, não podem ser únicos, especialmente considerando-se que os resultados de uma fase são fatores de decisão sobre a continuidade (ou não) da próxima fase.

É importante ter em mente que o objetivo da definição dos Milestones é estabelecer momentos no projeto onde, a partir da sua situação atual deve-se atuar de modo a garantir seus objetivos, e não simplesmente listar o status do mesmo. Ou seja, de nada adianta chegar a um dado momento do projeto pra ter certeza de que algo saiu errado, é preciso antecipar-se e atuar preventivamente.

Algumas práticas interessantes (e necessárias) referentes aos milestones compreendem:

  • a identificação dos milestones no cronograma do projeto (por exemplo, nos diagramas de sequenciamento de atividades.
  • envolvimento dos stakeholders relevantes (gerência, equipe, cliente, usuários finais, fornecedores, etc.)

Durante a avaliação do projeto nos milestones, várias análises podem ser feitas. Dentre elas:

Como resultado dessa análise deve-se ter a revisão e atualização do plano de projeto (compromissos firmados, escopo, riscos, planos de ação,etc).

Em resumo, o Milestone deve ser entendido como um momento do projeto onde será feita uma avaliação detalhada de seu andamento e a determinação dos próximos passos a serem seguidos. Neste sentido, é importante que os milestones sejam estabelecidos em momentos onde seja possível ao gerente do projeto, juntamente com sua equipe, tomar ações que possam garantir que o projeto seja concluído com êxito.

Giovani Faria

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