Um interessante instrumento de comunicação com os stakeholders do projeto, e em especial, com o(s) patrocinador(es), é o relatório de progresso.

Um dos resultados alcançados com este reporte regular e adequado às expectativas das partes interessadas é a criação de uma relação de confiança, onde os stakeholders conseguem observar a evolução do projeto e, principalmente, avaliar seu status.

O tipo de informação a ser apresentado e a sua formatação são bastante influenciadas pelo nível hierárquico e/ou nível de decisão do stakeholder e do seu envolvimento no dia a dia do projeto.

Por exemplo, um relatório de progresso enviado ao corpo técnico do projeto não precisa, necessariamente, apresentar o acompanhamento do cronograma financeiro do projeto. Da mesma maneira que este relatório, quando apresentado ao corpo gerencial da organização, não precisa (ou nem mesmo deve) conter detalhes técnicos da implementação e descrições detalhadas de uma dada atividade.

Então, qual a maneira adequada a ser utilizada?

Tenho trabalhado em diferentes projetos, com diferentes stakeholders que demandam diferentes níveis de informação ou detalhamento. Abaixo, uma lista dos tipos de relatório de progresso utilizados:

  • Exemplo 1: preparado e distribuído no corpo do e-mail.
  • Exemplo 2: preparado em documento word, enviado na forma digital e formalmente assinado.
  • Exemplo 3: preparado na forma de apresentação (powerpoint), armazenado no repositório de projeto e o link para acesso é distribuído.

Pois bem, as três formas, desde que em comum acordo, estão adequadas. Claro que, independente da forma, a informação apresentada é que tem o maior peso na escolha.

Agora, a decisão sobre qual forma escolher envolve:

  • avaliar a quantidade e o tipo de informação a ser apresentado.
  • verificar a disponibilidade e o acesso ao repositório de documentos do projeto.
  • analisar a necessidade de formalização (aceite).

Nos exemplos anteriores, a escolha foi feita com base em:

  • Exemplo 1: Escolhido devido a baixa complexidade do projeto, onde a quantidade de informações a serem inseridas era mais reduzida e o projeto tinha curta duração.
  • Exemplo 2: Devido às demandas impostas pelo cliente (e por contrato), o relatório de progresso (que precisava ser formalmente aceito) era avaliado e assinado. Além da assinatura, vários itens gráficos precisavam ser inseridos para facilitar a interpretação das informações e a rápida identificação do status do andamento do projeto.
  • Exemplo 3: Projetos de maior complexidade tem seu reporte facilitado com o uso dessa ferramenta já que fazê-lo no corpo de um e-mail deixaria o texto extremamente longo o que poderia prejudicar a leitura e identificação de pontos de atenção por parte dos stakeholders. Além disso, uma ferramenta adequada permite uma riqueza gráfica que, muitas vezes, torna a leitura mais agradável.

Para deixar mais clara a dificuldade em definir um formato único para o relatório de progresso, vou comentar um feedback interessante que recebi de um gerente (de um nível hierárquico mais elevado na organização) sobre o reporte que eu enviava aos stakeholders (dentre eles o cliente e este mesmo gerente). A avaliação dele foi mais ou menos assim: “… ótimo reporte, bastante completo e bastante extenso também…”. Entendi como um feedback bom, já que o comentário deixou claro que sua percepção era de que eu tinha o projeto sob controle, mas ao mesmo tempo, que havia muita informação para ser analisada.

Então, fiquei analisando este feedback e me indagando como seria possível construir um relacionamento de confiança com o cliente, mantê-lo informado sobre o progresso e, principalmente, sobre os riscos e/ou problemas encontrados, com o mínimo de informação?

Assim, minha interpretação é a de que cada projeto e cada stakeholder vai demandar diferentes níveis de detalhamento e até mesmo de ‘quantidade’ de informação. Assim, cabe ao gerente do projeto analisar as solicitações, dimensionar o esforço necessário e preparar a informação.

Giovani Faria

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