É cada vez mais comum a situação onde um Gerente de Projetos precisa gerenciar vários projetos simultaneamente. Apesar de não ser baseada em dados científicos, essa constatação é baseada em minha experiência e na de meu círculo de relacionamentos. Essa percepção também foi confirmada pelos leitores do blog em uma pesquisa que realizamos, onde mais de 60% dos leitores tem sob sua responsabilidade mais de 2 projetos simultâneos…

Essa situação, que em uma análise mais superficial traz somente dificuldades e pontos de atenção pode também apresentar algumas vantagens para o gerente de projetos. As vantagens e desvantagens do gerenciamento simultâneo de vários projetos estão resumidas a seguir:

Algumas vantagens:

+ Possibilidade de otimização no uso de recursos (compartilhamento de recursos entre projetos) – o gerente pode, para mitigar um risco ou atender a uma demanda urgente de um de seus projetos, promover uma movimentação planejada de recursos entre os projetos.

+ Exercício constante da disciplina de gerenciamento de projetos – é possível que cada projeto esteja em uma fase diferente, o que permite ao gerente de projetos exercitar todas as fases do ciclo de vida dos projetos e aproveitar os ganhos decorrentes das sinergias.

+ Lessons Learned – uma lição aprendida em um projeto pode vir a ser aplicada imediatamente em outro(s), o que aumenta as chances de sucesso.

+ Valorização profissional – as habilidades de trabalhar sob pressão e com atenção aos detalhes são valorizadas e desejadas no mercado.

Algumas desvantagens:

– Maior necessidade de atenção por parte do gerente – o gerente de projetos não pode se descuidar de nenhum aspecto de seus vários projetos, o que demanda uma alta capacidade de foco seletivo e controle.

– Maior competição por recursos – fatalmente uma hora ou outra as prioridades dos vários projetos vão se chocar, o que vai exigir um maior controle dos riscos.

– Mais stakeholders para atender – cada projeto tem seu conjunto de stakeholders, que visam os interesses de seus próprios projetos. Além de ter de cuidar dos interesses de cada stakeholder o gerente de projetos ainda pode conviver com a situação onde um mesmo stakeholder tenha interesse em mais um projeto (alta probabilidade de conflitos).

– Pressão, muita pressão – ao invés de ser cobrado pelos resultados de apenas um projeto a pressão cresce proporcionalmente com o aumento de sua responsabilidade.

Um dos maiores desafios enfrentados em uma situação onde há vários assuntos disputando sua atenção é manter todos os projetos sob controle e não deixar nenhum detalhe sem a atenção devida. Mesmo projetos pequenos, ou os pouco complexos, demandam a atenção do gerente de projetos para aspectos tais como: comunicação com o time e demais stakeholders, controle dos custos, cumprimento de prazos e monitoramento de riscos.

Não existe maneira certa ou errada de controlar o que acontece no seu projeto, mas existem algumas técnicas para facilitar seu trabalho. O mais comum pode ser usar uma planilha onde você lista cada aspecto que possa ser de interesse. Participei recentemente de um seminário onde a palestrante sugeria o uso de uma tabela com as características de cada projeto, tais como: principais stakeholders, riscos, escopo em alto nível, etc. Basicamente, trata-se de um Project Charter resumido de todos os projetos, como pode ser visto na tabela abaixo:

Project A Project B Project C Project x
Stakeholders
Business Analysis
Requirements
Scope
Delivey dates
Risks
Team

Apesar de servir para dar visibilidade da razão de cada projeto, o modelo apresentado não é útil para o controle das atividades do dia a dia. Para controlar todos os pontos de atenção em meus projetos eu prefiro usar uma planilha específica, como o modelo disponibilizado para download.

O uso de algum mecanismo de controle é essencial para ajudar o gerente de projetos a manter-se atualizado sobre as demandas e necessidades de cada projeto, evitando assim o micro-gerenciamento e a falta de objetividade de análises e ações. O método a ser adotado depende de preferências pessoais mas o objetivo final deve ser um maior nível de controle sobre as atividades em curso, sempre com o intuito de facilitar a gestão e entregar o resultado esperado ao final do projeto.

Eamon L. Sousa

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