Por Giovani Faria

No gerenciamento de projetos uma atividade que é bastante exercitada é o da negociação. Então, esta habilidade deve fazer parte do conjunto de competências do gerente de projetos. Por exemplo, durante o planejamento negociam-se contratos, recursos, orçamento, prazos, etc.  E boa parte destes itens (senão todos) é novamente negociada durante o andamento do projeto.

Mas, qual deve ser o objetivo do gerente de projetos durante a negociação? Uma possível resposta pode ser “Garantir que terá as condições necessárias para a conclusão do projeto”. Embora pareça um tanto óbvia esta afirmação, obter êxito nela é uma tarefa muitas vezes complexa.

No início do projeto o cliente pode (e normalmente vai) pressionar por prazos menores e custos mais baixos. A organização executora, por sua vez, vai procurar ganhar este contrato garantindo seu cumprimento além da obtenção de uma margem de lucro adequada às suas necessidades.

Infelizmente a figura do gerente de projeto pode vir a entrar nesta história somente depois que os acordos comerciais já foram firmados. Com isso, sua margem de negociação fica bastante restrita. Então, o planejamento passa a adotar estas restrições principais (prazo e custo) que acabam por acarretar novos riscos ao projeto. Por exemplo, podemos ter:

  • dificuldade no gerenciamento de atividades do caminho crítico do projeto que pode ter a duração exata do prazo final estabelecido pelo contrato. Ou seja, nenhuma folga para gerenciar os problemas que acarretem atrasos de cronograma.
  • com a restrição de custos o projeto pode ser forçado a utilizar somente recursos com menor grau de senioridade. Esta condição pode potencializar alguns riscos do projeto e, obviamente, seus impactos.

Entretanto, mesmo não tendo sido chamado a participar das discussões em um momento anterior (o que não necessariamente significa que o gerente de projeto teria influência suficiente na decisão), o gerente de projeto continua precisando garantir condições mínimas para o atingimento dos objetivos do projeto.

A partir desse momento, assumindo as restrições estabelecidas, o gerente de projetos deve avaliar as demandas do projeto e realizar as negociações necessárias durante a preparação de seu planejamento (e claro, durante a execução).

Embora o ideal seja conseguir uma situação onde todos saiam ganhando da mesa de negociação, é provável que nem todos os envolvidos tenham esta intenção. Mesmo porque, as demandas de cada um podem ser conflitantes, sendo necessária uma definição de prioridades. Assim, independente do tipo de resultado esperado é preciso traçar uma estratégia para a negociação,  definindo quais são os objetivos a serem alcançados e quais as concessões podem ser feitas (nos momentos oportunos). Outra situação possível é que haja a necessidade de se fazer algumas ‘trocas’ (toma lá, dá cá).

Um exemplo pode ser quando o gerente do projeto estiver negociando uma priorização de recursos da organização para o projeto. Ou seja, ele é o responsável por influenciar a avaliação de todos os stakeholders envolvidos (sponsor, gerente de portifolio, diretores, etc.) para a tomada de decisão quanto ao direcionamento dos recursos disponíveis para o seu projeto. Assim, parte de sua estratégia deve ser a coleta e apresentação adequada das demandas específicas do projeto e, principalmente, os impactos envolvidos no caso de não tê-las atendidas. Resumindo, quanto mais ‘munição’ você tiver (mais argumentos) melhor preparado você vai estar para poder sair da mesa de negociação com êxito.

Assim, antes de ir para uma mesa de negociação:

  • Prepara-se. Junte argumentos, informações. Enfim, tudo que possa lhe ser útil.
  • Estabeleça um plano para a negociação (sua estratégia).
  • Tenha claro(s) que resultado(s) pretende alcançar.
  • Conheça os limites de concessão que você pode atingir.
  • Traga sempre consigo um plano B.

Durante a negociação você vai precisar:

  • Apresentar dados, informações, fatos,  etc.
  • Argumentar construtivamente.
  • Convencer que sua demanda merece atenção.
  • Influenciar de maneira estruturada.
  • Aceitar limitações.
  • Ceder nos momentos oportunos.
  • Reverter uma situação adversa.
  • Barganhar para conseguir o que deseja.
  • Avaliar o que lhe é oferecido.
  • Decidir se aceita a(s) proposta(s) apresentada(s).

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