Não é novidade dizer que problemas de comunicação nas empresas e nas equipes de trabalho causam interferências nas organizações e, em especial, nos projetos.

Tornar a comunicação eficaz é um desafio diário. A interação entre os interlocutores através dos canais e ferramentas de comunicação disponíveis (reuniões, conferências telefônicas, workshops, etc.) e, principalmente, os problemas causados pelas barreiras da comunicação (tais como ruídos, bloqueios, filtros pessoais, interferências, pressupostos, preconceitos, etc.), tornam este desafio ainda mais complexo.

Neste contexto, quando falamos do trabalho de equipe nos projetos, um dos problemas que pode acarretar em falhas na comunicação é conhecido como Paradoxo de Abilene, descrito por Jerry B. Harvey. Em seu enunciado, Harvey diz que “o consenso que é formado por um grupo de indivíduos é oposto à vontade de cada um individualmente”.  Por exemplo, você pode não querer participar de um evento qualquer, ou não concordar com as decisões tomadas em grupo, mas, por acreditar que existe um concenso entre os demais, acaba por ceder e dar sua anuência no assunto (sem no entanto, realmente se comprometer devidament). Entretanto, quando as pessoas começam a interagir e a manifestar suas ideias e opiniões, é que se nota que todos (ou a grande maioria) não queria estar ali ou discorda das determinações estabelecidas.

Então, vamos tratar especificamente do ambiente de execução projetos e tomando como base uma reunião de início de projeto. Neste momento, onde temos maior liberdade para delimitar os objetivos mais adequados para o projeto (quando os impactos das mudanças no projeto são menores) de modo a atingir as expectativas dos stakeholders envolvidos, é extremamente importante que a comunicação entre as partes seja fluida e efetiva. Ou seja, é importante garantir que todos estejam ‘sintonizados’ e comprometidos com os planos que estão sendo desenvolvidos/estabelecidos.

Nesta hora de definições, onde é importante garantir que as demandas das partes interessadas sejam devidamente ententidas, e também que todos se comprometam com os objetivos do projeto, é que as habilidades de comunicação, negociação e integração do gerente tornam-se essenciais para garantir o sucesso do projeto.

Para isso, o gerente do projeto deve analisar todos os aspectos da comunicação que envolvem a transmissão e recepção da informação (mensagem). Entre estes:

  • O código utilizado: cuidar para que o idioma, jargão e gírias sejam devidamente entendidos por todos.
  • As culturas envolvidas: evitar que diferentes modo de pensar e interpretar a informação, causem desvios de entendimento;
  • A mensagem: garantir para que as informações (reports, acordos, etc.) sejam claros e objetivos. Além disso, pode lançar mão da utilização de diferentes recursos (textos, gráficos, tabelas) para tornar a mensagem bastante clara;
  • O método: a fala, a escrita, as apresentações, as reuniões, enfim, é preciso avaliar a complexidade e quantidade de informações e utilizar de diferentes métodos para transmiti-las;
  • A técnica: gestos, posturas, recursos (visuais, áudio). Quando o projeto conta com equipes dispersas geograficamente, a comunicação verbal requer especial cuidado;
  • Feedback: observar as reações ( fisionomias) e interesse da plateia é importante recurso de avaliação da efetividade da comunicação. Além disso, pode-se também solicitar que determinadas pessoas  manifestem seu entendimento (o que é bastante interessante quando existem equipes ‘virtuais’ envolvidas).

E como se prevenir ou evitar que situações parecidas com o Paradoxo de Abilene ocorram no seu projeto?

  • Proporcione um ambiente que incentive todos a expor suas idéias, garantindo que existe um correto entendimento da informação.
  • Garanta que todos sejam ouvidos. Solicite feedback de cada um.
  • Questione os “por quês” de cada opinião. O objetivo não é por em dúvida os argumentos, mas sim, fazer com que tudo seja devidamente apresentado e entendido.
  • Instigue e envolva os participantes de modo a garantir que o projeto tem efetivamente seu comprometimento com os objetivos.
  • Promova o debate. As discussões podem levar a um melhor entendimento dos aspectos do projeto sob diferentes pontos de vista.
  • Integre as idéias. Faça com que todas as opiniões se juntem para os objetivos comum do projeto.

Enfim, é preciso fazer da comunicação uma importante aliada para o sucesso do projeto, e não uma fonte de geração de problemas potenciais.

Livro: The Abilene Paradox and other Meditation on Management

Concurso: O Paradoxo de Abilene foi tema de um concurso do BNDES em Março/2011.

Giovani Faria

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