Projeto de Implantação do PMO (Project Management Office / Escritório de Projetos)

(Por Eli Rodrigues. Post original no site: Link)

Escritório de Projetos

O PMO (Project Management Office, em português Escritório de Projetos) é um grupo de apoio à execução de projetos, responsável pelo estabelecimento de procedimentos, documentos, treinamentos dos gerentes de projeto e pelo suporte no dia-a-dia, tanto via coaching quanto através de auditorias.

Na série “Como estruturar um PMO para o lucro” faço uma descrição detalhada dos resultados esperados para um PMO realmente significativo para o negócio. Basicamente, o PMO deve estruturar a área de projetos e acompanhar seus indicadores visando o melhor resultado possível com o recursos que a empresa possui, mas como implantar um PMO?

Implantação do PMO

Primeiramente, é preciso dizer que o projeto de implantação de um PMO é delicado e demorado. É delicado porque mexe com a cultura organizacional, modificando regras, instituindo metas e acompanhamento de indicadores, o que a maioria das empresas não possui. E é demorado porque leva tempo para que as pessoas assimilem essa nova cultura e passem a levar em consideração as recomendações colocadas, sem criar documentações pró-forma, para inglês ver.

De um modo geral, há muita resistência quando se fala nesse tipo de projeto. Muita gente não acredita que o PMO trará resultado, ao contrário, pensa-se que irá burocratizar os processos, mas isso nem sempre precisa ser verdade. No projeto de implementação que proponho abaixo há, acima de tudo, um alinhamento às expectativas do negócio e com isso, o apoio da alta administração, sem esses dois fatores é impossível implantar um PMO relevante.

 IMPLANTACAO DO PMO

O projeto contém 4 etapas:

  • Diagnóstico – Período de levantamento da situação atual da empresa que tem início com a Determinação de um Patrocinador, que é alguém da alta administração que apoiará ao projeto. Nesta etapa, avaliam-se os processos como estão atualmente (AS IS), realiza-se uma avaliação de maturidade, geralmente baseada num modelo de maturidade como o OMP3, o que resulta num plano de ação e recomendações. Toma-se então a decisão de prosseguir ou não com o projeto (GO/NO GO).
  • Análise – Nesta etapa é realizada uma análise detalhada do que se deseja alcançar com o PMO, modelando-se os processos AS IS (como estão) e TO BE (como vão ficar). É realizada uma análise de gaps entre as boas práticas (OPM3, PMBOK, CMMI etc) e é constituído um relatório para decisão de continuar ou não com o projeto (GO/NO GO)
  • Estabelecimento – Esta etapa é a mais longa e trabalhosa de todas, pois é quando se definem todos os processos a serem utilizados, as ferramentas que serão implantadas (softwares, documentos, workflows etc). É realizado também um (ou mais) projeto(s) piloto(s) para validar o funcionamento do processo na empresa e finalmente, a partir dos resultados do projeto piloto, é realizada uma nova avaliação envolvendo os principais stakeholders , que culmina num ciclo PDCA (Ciclo de melhoria contínua baseado em 4 etapas: Plan, Do, Check e Act).
  • Institucionalização – Após as avaliações da etapa de estabelecimento e a obtenção do “GO”, é realizada a institucionalização. Nesta etapa, todas as pessoas da empresa devem ser treinadas nos processos, ferramentas, devem-se discutir os processos, efetuar melhorias e finalmente, estabelecer uma rotina de QA (Quality Assurance, em português, Garantia da Qualidade), que visa acompanhar o andamento dos projetos através dos indicadores estabelecidos.

Considerações finais

O tempo e o custo de implementação dependem de quão madura a empresa está no tema Gerenciamento de Projetos, além é claro, da quantidade de pessoas, projetos envolvidos e principalmente, do apoio da alta administração. Numa empresa já madura, pode-se levar em torno de 6 meses, já numa empresa sem a cultura de processos até 24 meses.

Minha recomendação é que se busque sempre uma consultoria para apoiar, isso evita o efeito “santo de casa não faz milagre”, que faz com que um funcionário da empresa seja antipatizado e rechaçado por estar causando mudanças no ambiente. Mas também facilita a visão sistêmica, pois a equipe de consultoria tem a oportunidade de ver a empresa “de fora”. Sem falar no benefício de terem conhecimento de várias realizadas e já saberem o que funciona na implantação de um PMO, com isso evitam-se diversos erros.

Quando alguém me pergunta se vale a pena implantar um PMO, minha resposta é sempre: Sim, desde que alinhado aos objetivos estratégicos da empresa. Um PMO constituído puramente de processos, por assim dizer, cria apenas novas obrigações para a equipe e acaba, frequentemente, fracassando.

Clique aqui para baixar o PowerPoint com a EAP.

Eli Rodrigues

http://www.elirodrigues.com/

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