Uma tarefa muito importante no gerenciamento de projetos refere-se a avaliação de desempenho ou do andamento do projeto. Neste momento, além de avaliar a situação atual do projeto é preciso também verificar se as tendências apontam para um bom resultado, ou seja, de acordo com as expectativas dos stakeholders.

Dentro das funções do Gerente de Projetos garantir que os objetivos do projeto sejam atingidos é de fundamental importância. Para isso, as restrições que foram estabelecidas no plano do projeto – tais como Custo, Escopo, Prazo, Qualidade – precisam ser atendidas.

Com isso em mente, e também pensando que a busca da eficiência na gestão de projetos passa, necessariamente, por um amadurecimento nos sistemas e metodologias de controle utilizados, vamos apresentar maneiras de avaliar os projetos respondendo a algumas questões:

POR QUE medir?

A avaliação quantitativa do andamento do projeto é ferramenta indispensável na sua gestão. Não basta ter o feeling (que é algo mais qualitativo) se o projeto está (ou não) sob controle e dentro das expectativas. É necessário também ter medidas objetivas de sua performance.

QUEM  envolver?

  • Equipe: Envolver a equipe de trabalho é essencial uma vez que serve como meio de se obter seu comprometimento já que são responsáveis pela execução do trabalho.
  • Cliente: A participação do cliente fortalece a relação de parceria no planejamento e busca de soluções para eventuais problemas. Além disso, ajuda na priorização e ajustes no foco do trabalho (de modo a agregar valor nas entregas).
  • Organização: O envolvimento do patrocinador (sponsor) e/ou da equipe gerencial (ex. PMO) da empresa permite obter o compromisso no suporte e fornecimento dos recursos necessários, além de garantir o alinhamento dos objetivos do projeto com os objetivos organizacionais.

O QUE medir?

Diversas são as possibilidades sobre quais parâmetros avaliar na execução do projeto. Dentre elas temos algumas mais típicas:

  • Tempo (prazo): A data de entrega é item básico em qualquer projeto. Esta deve ser estabelecida e concordada com os stakeholders principais do projeto (ex. equipe de trabalho e cliente).
  • Custo: Tão importante quanto não exceder o custo é também não superestimá-lo. Por um lado uma estimativa de custo muito maior do que o necessário pode trazer maior lucratividade. Entretanto, por outro lado pode acabar por causar desconforto junto ao cliente/sponsor e também influenciar no take rate das propostas comerciais apresentadas pela empresa aos seus clientes. Isto é, quanto mais precisa for a estimativa dos custos (materiais, pessoas, infra, etc.) previstos para o projeto, melhor deverá ser a atuação do departamento comercial na negociação dos contratos.
  • Escopo: A definição clara de todos os itens (e somente os necessários) que serão entregues pelo projeto delimita o trabalho da equipe e fixa a expectativa do cliente quanto ao que vai receber (deliverables).
  • Qualidade: Esta pode ser avaliada de diferentes formas, como por exemplo: O número de falhas encontradas. Avaliando a tendência da curva de falhas encontradas e o tempo de resposta às mesmas é indicador importante para o projto.
  • Satisfação do Cliente: Quanto mais próximo do projeto estiver o cliente e quanto melhor for o relacionamento com o projeto, maiores a chances de sucesso. Entretanto, é importante discutir internamente uma maneira eficiente de envolver o cliente no projeto, bem como verificar o atendimento de suas expectativas de forma regular e consistente.

QUANDO medir?.

Durante o planejamento do projeto é importante definir os milestones (marcos / pontos de decisão) importantes do projeto. Neste momento, os indicadores do projeto devem ser avaliados de modo a proporcionar informações suficientes para o correto entendimento de como anda a ‘saúde’ do projeto. Além disso, este conjunto de informações deve favorecer a tomada de decisões e estabelecimento das ações (corretivas) necessárias.

Algumas das possíveis conclusões desse processo de avaliação pode ser, por exemplo:

  • levantamento de necessidades de recursos (humanos, financeiros, infra-estrutura, etc.)
  • cancelamento do projeto

Esses pontos de verificação (o ‘Quando’) podem ser estabelecidos função, por exemplo:

  • do tamanho (volume de horas) do projeto: neste caso os milestones ocorrem  a cada x% do total de horas executadas. Esta abordagem é interessante para projetos de duração média (por exemplo, 1.000-2.000 h), onde uma avaliação a cada 20% de trabalho executado pode ser suficiente para ter uma visão clara da evolução.
  • orçamento (budget) disponível: neste caso os gastos realizados é que vão determinar a frequência da ocorrência dos milestones. Para projetos com grandes em materiais ou infra, mas que não envolvem um número grande de horas de trabalho este tipo de abordagem não é muito interessante. Já para projetos com de curta duração e que envolvem, preferencialmente, a alocação de recursos humanos este indicador pode ser interessante.
  • calendário: aqui, a quantidade de dias decorridos é que vão influenciar no estabelecimento dos milestones, que vão ocorrer a cada período definido (dias/meses). Esta abordagem aplicável em projetos de longa duração e também é algo comum nos projetos que usam metodologias ágeis (Scrum).

Esta definição da quantidade de pontos de avaliação (marcos) e de quando vão ocorrer deve ser feita de modo a fornecer informações suficientes e adequadas à tomada de decisão. Ou seja, a equipe de gerenciamento de projeto deve ter condições de tomar ações, por exemplo, de modo a corrigir uma tendência negativa no andamento do projeto.

COMO Fazer?

O PMI, por exemplo, no próprio PMBoK traz alguns índices de performance utilizados (além disso, consulte Earned Value Managment):

  • CPI: Índice de Performance de Custo. Permite identificar a performance referente aos custos do projeto. CPI = Earned Value / Actual Cost
  • SPI: Índice de Performance de Prazo. Permite verificar se o volume de atividades efetivamente executado está coerente com o planejamento e atende aos prazos estabelecidos. SPI = Earned Value / Planned Value

Além disso, podem ser feitas algumas estimativas para avaliação de tendência:

  1. EAC: Estimativa ao Final do Projeto. Avalia qual será o custo final do projeto com a manutenção da tendência de progresso.
  2. ETC: Estimativa para Completar o Projeto. Avalia qual o custo para realizar as atividades restantes do projeto.

Já no SCRUM as ferramentas para avaliação do andamento do trabalho são:

  • Burndown: equivalente ao SPI. Permite a avaliação do andamento da execução das atividades planejadas para o sprint (sprint backlog, com duração de 3-4 semanas). Exemplos.
  • Product/Sprint backlog list: Útil no acompanhamento de todos as enregas previstas para o projeto. No Product backlog temos listados os requisitos e no Sprint Backlog seu detalhamento em atividades menores que compõem cada um dos requisitos.
  • Sprint Review: Avaliação do resultado do projeto, com a participação do cliente, onde pode-se verificar se suas expectativas foram atendidas.

 

Resumindo, você e a equipe precisam saber:

  • O que se espera do projeto
  • Como o mesmo vai ser acompanhado

 

Com isso em mãos fica mais fácil e objetivo estabelecer as ações necessárias para garantir que o projeto seja concluído com sucesso.

Giovani De Faria

(https://br.linkedin.com/in/giovanifaria)

Anúncios