Como a negociação é uma atividade de gestão bastante exercitada, esta habilidade deve fazer parte do conjunto de competências do gestor.

Por exemplo, negociam-se contratos, recursos, orçamento, prazos, etc.  E boa parte destes itens (senão todos) precisar ser renegociada em função das potenciais mudanças que ocorrem no curso dos projetos.

Mas, qual deve ser o objetivo do gestor durante a negociação?

Se o gestor for um gerente de projeto, uma possível resposta pode ser:

“Garantir que terá as condições necessárias para a conclusão do projeto”.

Embora pareça um tanto óbvia esta afirmação, obter êxito nela é uma tarefa muitas vezes complexa.

No início do projeto (execução de contrato/acordo comercial) o cliente pode (e normalmente vai) pressionar por prazos menores e custos mais baixos. Já a organização executora (a contratada), por sua vez, vai procurar ganhar este contrato garantindo que o mesmo seja cumprido de forma a obter uma margem de lucro adequada às suas necessidades.

Em vários casos a figura do gestor do projeto pode vir a entrar nesta história somente depois que os acordos comerciais já foram firmados, isto é, diferentes restrições já foram estabelecidas e não são mais passíveis de negociação. Então, o planejamento tem que adotar diversas premissas (ex. prazo e custo) que acabam por acarretar novos riscos ao projeto.

Entretanto, mesmo não tendo sido chamado a participar das discussões em um momento anterior (o que não necessariamente significa que o gerente de projeto teria influência suficiente na decisão), o gerente de projeto continua precisando garantir condições mínimas para o atingimento dos objetivos do projeto.

A partir desse momento, assumindo as restrições estabelecidas, o gerente de projetos deve avaliar as demandas do projeto e realizar as negociações (internas e externas à organização) necessárias durante a preparação de seu planejamento (e claro, durante a execução).

winwin

Embora o ideal seja conseguir uma situação onde todos saiam ganhando (ganha-ganha) da mesa de negociação, é provável que nem todos os envolvidos tenham esta intenção. Mesmo porque, as demandas de cada um podem ser conflitantes, sendo necessária uma definição de prioridades.

Então, independente do tipo de resultado esperado é preciso traçar uma estratégia para a negociação,  definindo quais são os objetivos a serem alcançados e quais concessões podem ser feitas (nos momentos oportunos). Outra situação possível é a de que haja a necessidade de se fazer algumas ‘trocas’ (o conhecido toma lá, dá cá).

Um exemplo pode ser quando o gerente do projeto estiver negociando uma priorização de recursos da organização para o projeto. Ou seja, ele é o responsável por influenciar a avaliação de todos os stakeholders envolvidos (sponsor, gerente de portfólio, diretores, etc.) para a tomada de decisão quanto ao direcionamento dos recursos (humanos, estrutura, financeiros, etc.) disponíveis para o seu projeto.

Assim, parte de sua estratégia deve ser a coleta e apresentação adequada das demandas específicas do projeto e, principalmente, os impactos envolvidos no caso de não tê-las atendidas. Resumindo, quanto mais ‘munição’ você tiver (mais argumentos) melhor preparado você vai estar para poder sair da mesa de negociação com êxito.

Antes de ir para uma mesa de negociação:

  • Prepara-se. Junte argumentos, informações. Enfim, tudo que possa lhe ser útil.
  • Estabeleça um plano para a negociação (sua estratégia).
  • Tenha claro(s) que resultado(s) pretende alcançar.
  • Conheça os limites de concessão que você pode atingir.
  • Traga sempre consigo um plano B.

Durante a negociação você pode (e vai) precisar:

  • Apresentar dados, informações, fatos,  etc. (para influenciar de maneira estruturada).
  • Argumentar construtivamente.
  • Convencer que sua demanda merece atenção (e os impactos negativos casos existam)
  • Aceitar limitações e ceder nos momentos oportunos.
  • Reverter uma situação adversa.
  • Barganhar para conseguir o que deseja.
  • Avaliar o que lhe é oferecido.
  • Decidir se aceita a(s) proposta(s) apresentada(s).

A Negociação é uma arte que exige preparação, atenção e perspicácia do artista.

Algumas sugestões de leitura:

Giovani De Faria

Anúncios