Um importante item a ser definido no planejamento de projetos refere-se aos Milestones. Na definição do PMBoK a identificação dos milestones é uma das atividades do Grupo de Processo de Planejamento que preve a criação da lista de milestones, que, por sua vez, fará parte do Project Charter.
Muitas vezes, os milestones são associados às mudanças de fase de projeto. Entretanto, é preciso entendê-los para que estes pontos de avaliação/verificação (os milestones) sejam realmente úteis para o o controle e acompanhamento do projeto.
- No PMBoK: “um milestone é um momento significativo ou evento no projeto. A lista de milestones identifica todos os milestones e indica quais são obrigatórios, tais como aqueles necessários por contrato; ou opcionais, como os baseados nas informações históricas”.
- O CMMi (Capability Maturity Model Integration), no seu modelo de melhoria de processo aplicado aos projetos de desenvolvimento, estabelece algumas práticas (Specific Practices) que visam a identificação dos Milestones (que são associados com a garantia de finalização de determinadas entregas) e também a sua revisão (onde o objetivo é avaliar a produção realizada e os resultados do projeto nos Milestones selecionados).
Os Milestones, ou pontos de decisão, também recebem outros nomes, tais como: Phase Exits, Phase Gates, Decision Gates, Stage Gates, Kill Points.
O estabelecimento dos Milestones em um projeto pode ser baseado:
- em Eventos: como os finais de fase, por exemplo.
- no Calendário: por exemplo, o final dos sprints (Agile) da fase de desenvolvimento, já que sua data deve ser bem definida. Ou então, 1 vez por mês; a cada 3 semanas, e etc.
- no Orçamento: onde a avaliação do andamento é feita em momentos onde determinados percentuais do orçamento disponível para o projeto já foram consumidos (por exemplo, a cada 10% do budget total).
Os finais de fase (dos diferentes ciclos de planejamento e desenvolvimento) são, naturalmente, pontos de reavaliação do andamento do projeto. Entretanto, não podem ser únicos, especialmente considerando-se que os resultados de uma fase são fatores de decisão sobre a continuidade (ou não) da próxima fase.
É importante ter em mente que o objetivo da definição dos Milestones é estabelecer momentos no projeto onde, a partir da sua situação atual deve-se atuar de modo a garantir seus objetivos, e não simplesmente listar o status do mesmo. Ou seja, de nada adianta chegar a um dado momento do projeto pra ter certeza de que algo saiu errado, é preciso antecipar-se e atuar preventivamente.
Algumas práticas interessantes (e necessárias) referentes aos milestones compreendem:
- a identificação dos milestones no cronograma do projeto (por exemplo, nos diagramas de sequenciamento de atividades.
- envolvimento dos stakeholders relevantes (gerência, equipe, cliente, usuários finais, fornecedores, etc.)
Durante a avaliação do projeto nos milestones, várias análises podem ser feitas. Dentre elas:
- Análise de Valor Agregado: mais informações podem ser encontradas em Link1, Link2
- Análise de Riscos: ver Série Riscos em Projetos
Como resultado dessa análise deve-se ter a revisão e atualização do plano de projeto (compromissos firmados, escopo, riscos, planos de ação,etc).
Em resumo, o Milestone deve ser entendido como um momento do projeto onde será feita uma avaliação detalhada de seu andamento e a determinação dos próximos passos a serem seguidos. Neste sentido, é importante que os milestones sejam estabelecidos em momentos onde seja possível ao gerente do projeto, juntamente com sua equipe, tomar ações que possam garantir que o projeto seja concluído com êxito.
Gerenciamento Estratégico 
Só fico um pouco em dúvida quanto as vantagens e as desvantagens desse diagrama.
Olá Fernanda,
Vantagens e desvantagens estão muito ligadas às informações que você (sua organização e seu projeto) precisam (e querem) ter.
Nos diversos projetos dos quais tenho feito parte (ou como gestor principal, ou como subprojeto) as maneiras e estilos de destacar os milestones variam bastante. Posso dizer que já vi (e já usei) maneiras diferentes nos diversos projetos para demostrar a mesma informação.
Mesmo durante o ciclo de vida do projeto é possível (ou necessário) fazer alterações na maneira de apresentar a informação (quer seja devido à novas demandas, quer seja pela mudança dos stakeholders, etc.)
/Giovani Faria
Entendo, então utilizar o gráfico de marcos na verdade não terá uma desvantagem, muito pelo contrário, é muito eficaz. Ele apenas vai precisar de modificações de acordo com o objetivo proposto certo?
Acredito que ele apenas deva encontra dificuldades de fatores externos então… como em qualquer planejamento precisamos prever as possibilidades não é mesmo?!
Muito Obrigada Giovani.
Olá Fernanda,
Como estamos falando de milestones, é importante ter em mente o objetivo do seu estabelecimento. Isto é, os milestones são momentos (que são escolhidos baseados em diferentes fatores, como os expostos no post) onde o gerente e sua equipe devem fazer uma avaliação do andamento do projeto de modo a tomar decisões que visem:
– definir ações que façam com que o projeto atinja seus objetivos, ou…
– decidir sobre seu cancelamento, ou…
– etc.
Enfim, escolha uma maneira de listar e apresentar os momentos em seus projetos onde uma análise do seu andamento é necessária. Neste momento, garanta que os stakeholders principais saibam da situação e de como podem (e devem) contribuir para a conclusão do projeto. Para isso, lance mão de todas as informações que seu monitoramento e controle fornecem.
/Giovani